Serienbriefe, Einladungen zur Belegprüfung und Protokollanschreiben als E-Mail
Die Möglichkeit, Serienbriefe an Eigentümer, Beiräte, Eigentümer von Garagen, oder anderweitig gruppierte Adressaten als PDF zu erstellen, erleichtert die schnelle Benachrichtigung von ganzen Personengruppen bereits sehr.
Seit 2014 besteht zusätzlich die Möglichkeit, Serienbriefe, Einladungen zur Belegprüfung, sowie die Anschreiben Protokollversand als E-Mail zu erstellen und zu versenden.
evEasy bietet Ihnen das schnelle Verfassen und Versenden von personalisierten Serien-E-Mails in nie gekannter Einfachheit. Wählen Sie die Adressatengruppen oder einzelne Adressaten aus und verfassen den Textinhalt. evEasy versendet die Nachricht an alle gewählten Adressaten, zu denen eine E-Mail-Adresse angegeben ist. Wer keine E-Mail-Adresse hat, bekommt das Schreiben wie gewohnt über den PDF-Ausdruck.
So können Sie künftig nicht nur Energie, sondern Bares Geld sparen. (nicht nur das Porto fällt dann nicht mehr an - Sie brauchen Serienbriefe nicht mehr zu drucken, zu kuvertieren, zu frankieren oder zur Post bringen. Das spart Zeit, Nerven und obendrein noch Geld.)
Funktionen der Serien-E-Mail:
- Das E-Mail-Modul kann global ein- oder ausgeschaltet werden. Bei ausgeschaltetem Modul werden die Serienbriefe wie gewohnt als PDF-Dateien erzeugt und gespeichert.
- Auch die wunderbaren "Einladungen zur Beleg-/Rechnungsprüfung" und die Protokolle der Eigentümerversammlung (eingescannt mit Unterschriften) können per E-Mail versendet werden.
- Beliebige Angabe des Absender-Namens und der Absender-E-Mail-Adresse (global zu hinterlegen oder auch in einzelnen Serien-E-Mails gesondert anzugeben). Auch die Angabe einer fiktiven "noReply"-Adresse ist möglich.
- Einfaches Anhängen von beliebig vielen Datei-Anlagen über Drag&Drop aus dem Windows-Explorer. Sie behalten immer die Übersicht, wie groß die gewählten Anhänge zusammen sind.
- Zu jedem Eigentümer kann eine (oder auch mehrere) E-Mail-Adresse(n) angegeben werden. Jeder Eigentümer bekommt eine eigene E-Mail ohne CC-Partner. So ist sichergestellt, daß Sie nicht versehentlich die E-Mail-Adressen Ihrer Kunden an Andere weitergeben.
- Wenn Sie in verschiedenen Anwesen verschiedene Ansprechpartner hinterlegt haben, können deren E-Mail-Adressen automatisch als Absender-Adressen verwendet werden.
- Die E-Mail enthält Ihr Firmenlogo, Angaben zum Anwesen und selbstverständlich eine persönliche Anrede.
- Wenn gewünscht, können Angaben zur Firmierung Ihres Unternehmens in die E-Mails eingefügt werden (Handelsregister-Nummer, Geschäftsführer, Umsatzsteuer-ID).
- Die E-Mail wird wie der Serienbrief als PDF gespeichert und wie gewohnt archiviert. Dort wird gelistet, an welche Adressaten und an welche E-Mail-Adresse(n) die E-Mail versendet wurde mit Zeitstempel und einer Aufstellung der mitgesendeten Anlagen. So können Sie jederzeit nachvollziehen, Wer wann Was bekommen hat.
- Wenn gewünscht, kann eine "Sendekopie" jeder Serien-E-Mail an eine global angegebene E-Mail-Adresse oder die des entsprechenden Ansprechpartners des Anwesens versendet werden.
- Wie in der PDF-Version des Serienbriefes können auch in den Serien-E-Mails personenbezogene Textbausteine verwendet werden, die über eine Excel-Tabelle angegeben werden können (z.B. Bankverbindungen, LogIn-Daten, oder andere Textbausteine).
- Die E-Mails zur Einladung der Belegprüfung enthalten einen Link als Beirats-Verteiler, über Den sich die Adressaten mit einem Klick untereinander E-Mails senden können, um sich abzustimmen.
- In den E-Mails zum Protokollversand werden wie gewohnt die Angaben zu beschlossenen Wirtschaftsplänen, beschlossenen Abrechnungen inkl. SEPA-Abbuchungsdatum und die für den jeweiligen Adressaten wichtigen Details zu beschlossenen Sonderumlagen genannt.
- Erzeugen und Versenden von grundlegenden Unterlagen zum Anwesen mit nur drei Klicks: Versenden Sie Beschlusssammlung, Eigentümerliste und Flächenbestandsliste eines Anwesens in wenigen Sekunden.
- In der "E-Mail-Historie" wird jede versendete E-Mail protokolliert und kann einfach aufgefunden werden. So kann auch später überprüft (und nachgewiesen) werden, daß eine bestimmte Nachricht auch tatsächlich versendet wurde.
- Falls Sie Kunde des Verwalter-Service der Hausbank München e.G. sind (VS3), können auch die E-Mail-Adressen der Eigentümer über die Schnittstelle von evEasy eingelesen werden.